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记者招待会成为公共关系人员用来广泛宣传某一信息的最好工具之一，其最大的特点是消息发布的形式比较正式，隆重且规格较高。在招待会上，记者们可根据自己感兴趣的方面和自己着重的角度进行提问，可使参加招待会的记者相互启发，更好地挖掘消息。这种方式的新闻发布比其他方式在内容的广度和深度上都更胜一筹。
一、记者招待会前的准备工作
1.确定举行记者招待会的必要性
根据记者招待会的特点，在记者招待会举行前必须对所发布的消息是否重要，是否具有广泛传播的新闻价值，以及新闻发布的紧迫性和最佳时机等问题进行研究和分析。确认召开记者招待会的必要性和可能性后，才可决定举行记者招待会。对企业而言，常常是具备最大价值的事件发生之际。
2.选择记者招待会的地点
在招待会地点的选择上主要考虑的是要给记者创造各种方便采访的条件。如录像、拍摄的辅助灯光，视听辅助工具，幻灯、电影的播放设备等。还要考虑交通是否方便；会议地点环境要求安静不受干扰；会场所用的桌椅要尽量适合于记者记录用。
3.选定记者招待会的主持人和发言人
由于记者的职业要求和习惯，他们大都提出一些尖锐深刻，甚至棘手的问题，这就对主持人和发言人提出了很高的要求。主持人和发言人必须对问题比较敏感，思维敏捷：反应快，有较高的文化修养和专业水平，口齿也得伶俐，否则难以胜任。会议的主持人一般应由有较高专业技巧的人，如公共关系人员担任。会议发言人则应是企业的高级领导，因为企业领导清楚地掌握企业整体情况及方针、政策和计划等问题，且企业高级领导回答问题时也具有权威性。若企业领导尚不能胜任，需要在会前进行必要训练，以达到在记者招待会上应付自如的能力。
4.准备发言和报道提纲
首先要确定记者招待会的主题，要组织熟悉情况的人成立专门的起草小组，全面收集有关资料、情报，写出准确、生动的发言稿供发言人参考。还可写出报道提纲，在会上发给记者做为采访报道的参考。要特别注意会前应将会议主题，发言稿和报道提纲的内容在企业内部通报一下，统一口径，防止会上口径不一，在记者中引起猜疑和混乱。
5.准备宣传辅助资料
宣传辅助资料要围绕主题准备，尽量做到全面、详细、具体和形象。形式应多样，要有口头的、文字的、实物的、照片和模型等。这些材料的准备要根据会议主题和内容的具体要求而定，在会议举行时现场摆放或分发，以增强发言人的讲话效果。
6.组织记者参观的准备
记者招待会前后，可以配合招待会主题组织记者进行参观活动，给记者创造实地采访、摄影、录相等机会，增加记者对会议主题的感性认识。应该在记者招待会前安排好将要参观的地方，并派专人接待，介绍情况。
7.确定招待会举行的时间
要选择好记者招待会的时机，尽量避开节假日和有重大社会活动的日子，以免记者不能参加招待会。
8.小型宴会的安排
如果认为必要，且财力和时间允许，可以在招待会或参观活动后，邀请记者参加午餐或晚餐。这是一种相互沟通的机会，可以利用这种场合融洽与新闻界的关系，同时还可以在这种轻松快的气氛中，使记者在招待会上没有解决的问题，得到更为满意的解答。
9.择定邀请记者的范围
邀请的记者覆盖面要广，各方新闻机构都应照顾到，不仅要有报刊杂志记者，还要有电台、电视台的记者；不仅要有文字记者，还要有摄影记者。特别注意对记者要做到一视同仁，不能厚此薄彼。发邀请信时，认识的记者可以发给本人，不认识的可发到新闻机构。邀请信发出后，临近招待会举行时还应用电话联系落实记者出席情况。
10.制作记者招待会费用预算
应根据所举行记者招待会的规格和规模做出可行的经费预算。招待会的费用项目一般有：场租、会场布置、印刷品、茶点、礼品、文书工具、音响器材、邮费、电话费、交通费等。
二、记者招待会中的注意事项
1.会议主持人要充分发挥主持和组织作用，以庄重的言谈和感染力，活跃整个会议气氛，引导记者踊跃提问。当记者提问离开会议主旨太远时，要善于巧妙地将话题引回主题，会议出现紧张空气时，能及时调节缓和，不要随便延长预定的会议时间。
2.对于不愿发表和透露的东西，应婉转地向记者做解释，记者一般会尊重组织者意见的。如果吞吞吐吐，反而更会使记者追根问底，造成尴尬局面，甚至让记者因此发表对企业不利的报导。
3.不要随便打断记者的提问，也不要以各种动作，表情和语言对记者表示不满。即使记者的提问带有很强的偏见或带有挑衅性，也不能激动发怒。这时应表现出深刻的涵养，以平静的话语和确凿的事理给予纠正或反驳。
4.遇到回答不了的问题时，不能简单地说“不清楚”“不知道”、“我不能告诉你”等，应采取灵活而又通情达理的办法给予国答，切忌因此引起记者的不满和反感。
5.所发布的消息必须准确无误，若发现错误应及时予以更正。
6.讲话时注意要投公众所好，讲他们愿听的问题，而不是组织本身愿动的观点。例如，饮料工业部门回收瓶子时，就可以坦率地向公众声明，他们不希望自己所生产的产品被到处乱扔，以至于破坏风景，增加公众烦恼。
对新闻记者主持人和发言人要力求坦率、不夸大其辞也不吞吞吐吐，满足新闻记者捕捉新闻的兴趣，这样才能和新闻界保持良好的关系，信守“5F”原则，即迅速(fast)、真实()、坦率()、公正(fair)、友好()。
三、记者招待会后的工作
1.尽快整理出记者招待会的记录材料，对记者招待会的组织、布置、主持和回答问题等方面的工作做一总结，从中认真汲取经验和不足，并将总结材料归档备查。
2.搜集到会各记者在报刊、电台上的报导，进行归类分析，检查是否达到了举办记者招待会的预订目标，是否有由于失误而造成的谬误。对检查出的问题，要分析原因，设法弥补失误。
3.对各记者提间的倾向性和公开或私下聊天中所表露的看法进行分析，从而了解各记者所代表的新闻机构的背景及其意见和态度产生的原因等，以便在下次记者招待会中能更好地确定应邀出席的记者范围，并针对他们的特点回答他们的问题。
4.对照会议签到薄，看与会记者是否都发了稿件，并对记者所发稿件的内容及倾向性做一一分析，以此做为以后举行记者招待会邀请记者范围的参考依据。
5.若出现不利本企业的报道，应做出良好的应对策略。若是不正确或歪曲事实的报道，应立即采取行动，说明真相，向报道机构提出更正要求；若报道的虽然是正确事实，但不利于本企业，而且情况确实是企业内部错误造成的，应对此通过该报道机构表示虚心接受并致歉意，以挽回企业声誉。
